Caisses enregistreuses, l’heure de l’homologation a sonné !

Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale impose, à partir du premier janvier prochain, l’usage de caisses enregistreuses – et surtout des logiciels associés– certifiés conformes. Il est donc largement temps pour les restaurateurs de se rapprocher de leurs fournisseurs pour leur demander d’apporter la preuve de leur homologation.

A partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants travaillant avec le public et assujettis à la perception de la TVA, devront être exclusivement équipés de systèmes de caisses (logiciels inclus) empêchant la fraude. Un type de fraude dont le montant est estimé à environ 3 milliards d’euros par an. Soit environ les deux tiers du déficit annuel 2017 estimé de la Sécurité Sociale (4,4 milliards d’euros) !

S’il est devenu quasiment impensable (*) de travailler dans la restauration sans caisse – ne serait-ce que pour ne pas s’exposer à des contrôles « automatiques » des inspecteurs des impôts -, il existe en revanche des pratiques délictueuses très bien connues du Fisc. Notamment celle qui consiste à associer à la caisse, un logiciel qui « reconstitue » à posteriori une comptabilité, propre en apparence, mais dont les règlements en espèces ont été en grande partie éliminés. La TVA perçue correspondante n’est donc pas versée à l’Etat.

La nouvelle règlementation s’attaque à ce problème en imposant l’usage de systèmes interdisant les écritures – ou effacements – dans les bases comptables, postérieurement à l’encaissement. Notons au passage qu’il s’agit, ni plus ni moins, que de se mettre en conformité avec les normes comptables en vigueur pour tous les métiers, qui interdisent systématiquement ce genre de pratiques.

Concrètement, trois situations peuvent se présenter

  • Vous n’avez pas de caisse enregistreuse: bravo pour avoir su tenir si longtemps dans ce monde codifié, mais il va falloir passer… à la caisse, justement. Choisissez rigoureusement votre fournisseur (voir encadré). Et si vous désirez vraiment continuer à tout faire manuellement, réservez d’ores et déjà la table du fond à vos visiteurs des impôts : ils vont adorer venir vous contrôler !
  • Vous avez une caisse enregistreuse douteuse, et/ou très ancienne: si votre équipement est ancien (avec un fournisseur que vous ne parvenez même plus à joindre), ou si vous savez déjà que votre logiciel de caisse comporte des fonctions illégales pour frauder à la TVA, inutile de tergiverser. Vous allez devoir changer de matériel. Si ce n’est déjà fait, dépêchez-vous, il risque d’y avoir des embouteillages en fin d’année du côté des revendeurs. Pour vous motivez, n’oubliez pas que l’usage d’un système non-homologué vous coutera, si vous êtes contrôlé dans cette situation, une amende de 7 500 euros et que vous devrez, de toute façon, vous mettre en règle même dans ce cas, dans un délai de 60 jours après le procès-verbal. Le montant de cette amende est plus élevé que le prix de la plupart des systèmes de caisse.
  • Votre système est récent et/ou vous échangez régulièrement avec votre fournisseur: il devrait vous suffire de demander à l’éditeur du logiciel de caisse un certificat d’homologation, que lui-même aura dû se procurer auprès d’une autorité de certification, voir l’auto-émettre. En le produisant lors d’un éventuel contrôle des impôts, vous prouverez ainsi simplement que vous êtes en règle.

(*) Notons tout de même que, paradoxalement, l’usage d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire pour un commerçant, dans la mesure où ses « factures » ne dépasse pas la somme limite de 25 euros, seuil à partir duquel la fourniture d’un ticket de caisse devient obligatoire !

Comment être certain que votre système de caisse est en règle ?

Afin d’éviter les amendes (7 500 euros), vous avez décidé – et vous avez bien raison – de vous mettre strictement en règle. Nos conseils pour vous aider à y parvenir

  • Demander à votre fournisseur de vous faire une copie de son certificat d’homologation émis par une autorité légale (Afnor, LNE)
  • S’il n’en dispose pas mais vous garantit qu’il est en règle, gardez une copie de vos échanges (pour prouver votre bonne foi au Fisc) et rapprochez-vous des autorités de certification susdites pour consulter les listes de produits certifiés. Attention, malgré les promesses gouvernementales, ces listes sont difficilement accessibles et incomplètes, à l’heure actuelle.
  • Si vous ne parvenez pas à trouver la preuve de la conformité d’un produit, il vous reste la solution de consulter vos instances représentatives (chambre des métiers, CCI) ou les syndicats, pour un conseil juridique et/ou technique.
  • En cas d’échec constaté, et si vous pensez que votre caisse n’est finalement pas en règle, équipez-vous d’un nouveau système, homologué bien sûr, aussi vite que possible. Il est probable que vous ayez désormais du mal à être servi avant la date fatidique. D’où l’importance de garder copie de tous vos courriers, afin de prouver au Fisc votre bonne foi dans votre démarche de mise en conformité. De toute façon, le gouvernement a demandé aux Impôts « d’accompagner » plutôt que de sanctionner les commerçants pendant les premiers mois d’application de la nouvelle réglementation.
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